Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important

Pour en avoir parlé avec vous, c'est un sujet qui touche bon nombre d'entre nous.

Le stress lié à la quantité de choses à faire VS le temps à notre disposition.

Nous n'avons pas assez de 48 heures par jour pour faire tout ce que l'on doit faire. Même au chausse-pied, cela ne rentre pas.

Voici une petite astuce qui pourrait vous aider.

Je vous l'explique rapidement.

À vous de l'essayer.

La matrice d’Eisenhower est un outil qui permet de classer les choses à faire en fonction de leur urgence et surtout de leur importance !

Dans un monde où le temps est limité et le nombre de choses à faire est en augmentation, il faut donc faire des choix et prioriser.

Je vous invite à considérer que VOUS êtes la priorité !

Ce qui est souvent le problème de base :

Souvent la priorité est donnée à "l’urgence" plutôt qu’à "l’importance" : cela donne le sentiment de travailler utilement mais malheureusement pas forcément intelligemment.

Et surtout, cela participe très largement à augmenter la charge de choses à faire (personnelles, familiales ou professionnelles), ce qui induit inévitablement du STRESS !

Le stress lié au temps est la source de stress la plus répandue : on a trop de choses à faire en trop peu de temps. La matrice d’Eisenhower permet de prioriser vos tâches et déterminer lesquelles sont vraiment essentielles. Tout dans cet outil est basé sur un principe : urgent VS important, de façon à gérer votre temps efficacement et d’améliorer votre capacité à gérer les priorités.

La matrice d’Eisenhower, est une méthode simple et ultra pragmatique, pour aider à sortir de la pression de "l’urgence".

Vous devez donc commencer par tirer la ligne entre l’important et le non-important.

Pour y parvenir, vous devez établir vos propres règles en prenant en compte vos propres critères. Ils peuvent être quantifiables ou qualifiables, comme vous le souhaitez.

Et pour la petite anecdote, Dwight D. Eisenhower était le 34° président des Etats-Unis. Lors d’un discours, il aurait déclaré "J’ai deux types de problèmes : l’urgence et l’importance. L’urgent n’est pas important et l’important n’est jamais urgent. La légende était née.

Urgent et important : quelles différences ?

La distinction entre urgent et important est essentielle pour appliquer la matrice d’Eisenhower, minimiser le stress et surtout, pour gagner en temps libre, en liberté, en bien-être et …

En effet, il s’agit de se consacrer à des tâches importantes, et pas seulement à des tâches urgentes.

· Important : les tâches importantes sont celles qui vous conduisent à atteindre nos objectifs, à vous nourrir, à vous sentir bien, à vous épanouir. Tout simplement.

· Urgent : les tâches urgentes demandent une attention immédiate. Bien souvent, elles permettent non pas d’atteindre nos propres objectifs, mais ceux des autres… Dommage ! C’est souvent les tâches sur lesquelles on se consacre en priorité, car ne pas les traiter à des conséquences immédiates (grosso modo : vous vous faites enguirlander car vous avez du retard).

L’idée, avec la matrice d’Eisenhower, est de différencier les tâches importantes des tâches urgentes, pour venir contrer notre tendance naturelle à nous consacrer à des tâches urgentes, mais sans importance.

Il s’agit de prendre du recul et de hiérarchiser. En bref, d’arrêter de jouer les pompiers en permanence. Ainsi, on dispose de davantage de temps pour faire ce qui est essentiel à l’atteinte de nos objectifs et à notre succès.

La question la plus importante est donc : qu'est ce qui est important pour vous ?

La famille, le sport, les loisirs, le travail, ou tout autres choses.

Une fois que vous dressez la liste de ce qui est important pour vous (ça peut prendre du temps et cette liste a de grande chance d'évoluer au fil des saisons, des années…), vous pouvez passer à la phase suivante.

Comment fonctionne la Matrice Eisenhower ?

Cette matrice est un tableau à double entrée :

· axe vertical : urgence des tâches

· axe horizontal : importance des tâches

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Pour continuer, listez tout ce que vous avez à faire.

Si vous utilisez une to-do list, basez-vous sur celle-ci. Listez tout ce qui vous prend du temps, même si cela vous paraît sans importance.

Prenez ensuite chaque tâche, et placez-là dans une des 4 cases du schéma ci-dessous.

Important et Urgent

On commence par les tâches en priorité 1 : celles qui sont importantes ET urgentes. Bon, il ne va pas falloir traîner, c’est clairement les tâches qu’il faut exécuter maintenant.

Mais dans cette catégorie, on peut encore distinguer deux sous-ensembles de tâches :

· celles qui n’auraient pas pu être prévues (le contre-temps de dernière minute)

· celles que vous auriez pu prévoir, mais sur lesquelles vous avez procrastiné jusque-là (pour les adeptes du lastminute.com).

Pour ce deuxième type de tâche, vous pourriez les éliminer en vous y prenant à l’avance et en évitant la procrastination (plus facile à dire qu’à faire, c’est sûr…).

En revanche, il est clair qu’il y aura toujours des imprévus et des sollicitations de dernière minute ! La meilleure technique est alors de réserver dans votre emploi du temps des créneaux pour la gestion des imprévus et d'anticiper tout ce que vous pouvez. Ça vous évitera de devoir faire exploser cette catégorie "important et Urgent", de ressentir le stress ou de vous mettre la rate au court-bouillon (comme dirait un ami).

L’idée est d’éviter au maximum de se retrouver avec des tâches importantes ET urgentes, car vous n’avez pas le choix : vous devez vous y consacrer illico. Réfléchissez à comment vous pouvez davantage planifier vos tâches importantes, avant que celles-ci ne deviennent urgentes.

Important, mais pas urgent

Ce sont donc les tâches qui vous permettent d’accomplir ce qui est important pour vous. Ce sont les finalement les plus importantes !

Encore une fois, assurez-vous de planifier ces tâches, pour pouvoir les réaliser avant qu’elles deviennent urgentes. Elles vous sont essentielles ! Même si cela paraît évident, la planification est primordiale pour maîtriser son temps.

Pas important, mais urgent

Les tâches non importantes mais urgentes, le vrai coupable de votre manque de temps et de votre stress ! Ce sont elles qui vous empêchent de passer du temps sur les choses importantes, et donc de vous sentir bien ! Dans la mesure du possible, essayer de déléguer ses tâches, ou de les faire en temps-masqué.

Très souvent, ce genre de tâche vient des autres personnes, ce sont des demandes que l’on vous fait. Parfois, il convient de tout simplement répondre « non » à ces personnes, ou de les inciter à s’en occuper elles-mêmes.

Pas important et pas urgent

Bon, là, on est dans des tâches quasi inutiles, des distractions. Si c’est envisageable, supprimez tout simplement ces tâches de votre to-do list : après tout, quelle conséquence, si ce n’est des conséquences positives dans votre gestion du temps et votre efficacité professionnelle ?

Voilà tout !

La matrice d’Eisenhower est l’outil idéal pour définir vos priorités, gagner du temps, être efficace, et s’éviter un stage de 18 mois en gestion du stress ou des séances chez votre magnétiseur ou votre hypnothérapeute préféré. L’essayer, c’est l’adopter !

Une autre manière de l'aborder peut-être ?

Le XIV Dalaï-Lama a dit :

" Quand nous sommes envahi par une impression de stagnation ou de confusion, le mieux est encore de prendre du recul, de s'accorder du temps pour réfléchir et se remettre en mémoire l'objectif d'ensemble : qu'est ce qui va véritablement apporter du bonheur ?

Ensuite, nous reformulons nos priorités sur cette base"

Au fait, en lisant cet article, vous venez de réaliser une action non urgente et non importante si vous ne changez rien à votre organisation, votre manière de voir ou d'appréhender tout ce qui vous entoure.

Par contre, dans le cas contraire, vous avez réalisé une action non urgente mais méga importante.

Je ne vous souhaite que des actions furieusement tournées vers l'important !